Приветствие и встреча посетителей:

- Встреча гостей компании, оказание помощи при регистрации.
- Предоставление информации о компании, встреча с сотрудниками или организация встречи.

Телефонные звонки и сообщения:

- Ответ на входящие звонки, перенаправление их по нужным подразделениям.
- Оформление записей о пропущенных звонках и передача сообщений коллегам.

Управление документооборотом:

- Прием и сортировка корреспонденции (в том числе почты, факсов, посылок).
- Передача документов в соответствующие отделы.

Организация встреч и мероприятий:

- Координация встреч, бронирование переговорных комнат.
- Подготовка к деловым встречам и конференциям (например, заказ кофе, воды, печатных материалов и т.д.).

Контроль за доступом в здание:

- Контроль за пропускной системой, регистрация посетителей.
- Организация пропусков для гостей и временных сотрудников.

Работа с оборудованием на рецепции:

- Обслуживание телефонных линий, факсов, копировальных и сканирующих устройств.
- Поддержка порядка на рецепции, управление запасами канцелярских принадлежностей.

Координация и передача информации:

- Обработка запросов от сотрудников компании и передача информации между различными отделами.
- Уведомление сотрудников о прибывших посетителях и предстоящих встречах.

Обеспечение безопасности и порядка:

- Соблюдение стандартов безопасности, поддержание порядка в приемной зоне.
- Слежение за соблюдением правил пропуска и безопасности в офисе.

Дополнительные функции:
- В некоторых организациях администратор рецепции может также выполнять функции по бронированию командировок для сотрудников, заказу такси, организации транспортировки.
- Организация почтовых отправлений и координация доставки различных материалов.
- Учет запасов офисных товаров, а также управлять их закупкой.

Офис-менеджер

Клининговая компания

Кишинев

Способность эффективно планировать и координировать рабочие процессы, управлять временем и приоритетами Умение работать с людьми, как с коллегами, так и с клиентами или поставщиками Знание принципов работы с копировальной, сканирующей, факс и другой офисной техникой Умение работать с офисными программами (MS Office, Google Docs, специализированные программы для учета и управления) Контроль за расходными материалами и необходимыми для работы ресурсами

Обеспечение бесперебойной работы офиса:

- Организация рабочего пространства.
- Обеспечение сотрудников необходимыми офисными принадлежностями и техникой.
- Координация работы с подрядчиками, например, для уборки или ремонта.

Документооборот:

- Ведение и систематизация входящей и исходящей документации.
- Организация хранения документации и архивов.
- Подготовка различных отчетов и документов, в том числе для руководства.

Координация встреч и мероприятий:

- Организация встреч и переговоров, бронирование переговорных комнат.
- Организация корпоративных мероприятий, тренингов, семинаров.

Работа с персоналом:

- Помощь в адаптации новых сотрудников (включая организацию рабочего места).
- Контроль за выполнением внутренней дисциплины и регламентов.

Обслуживание клиентов и партнеров:

- Приветствие посетителей и партнеров, их встреча и обеспечение необходимой информации.
- Работа с телефонными звонками, почтой и электронной корреспонденцией.

Управление бюджетом и закупками:

- Заказ канцелярских товаров и другой офисной утвари.
- Составление бюджета на офисные нужды и контроль за расходами.

Работа с деловой корреспонденцией:

- Сортировка и пересылка почты, обеспечение своевременности доставки документов.

Дополнительные функции:
В некоторых компаниях офис-менеджер может также брать на себя обязанности по организации транспортировки сотрудников, бронированию командировок и гостиниц.
Организация работы с клиентами и партнерами, включая телефонные переговоры, ведение деловой переписки